Events er blevet et næsten dagligt udtryk for mange mennesker i Danmark. Det er en del af den danske ordbog, og der findes et utal af eventplannere, eventmanagere og eventbureauer i København og resten af landet. Hvis man som virksomhed skal have planlagt et event, er der altså mange bureauer at vælge imellem. At betale et eventbureau i København eller andre steder er klart det nemmeste for de fleste.
Men hvad hvis du som virksomhed gerne vil spare lidt? Eller måske er du en selvstændig, og er interesseret i at skabe dit eget eventbureau i København? Læs videre og få et par gode tips og råd til eventplanlægning!
Vær dit eget eventbureau i København
Når du begynder på at planlægge dit event, er der specielt to spørgsmål, du skal stille dig selv: Hvor skal eventen afholdes, og hvor mange kan du regne med kommer? Venuet, hvor din event skal afholdes, bør være af en rimelig kvalitet og samtidig nemt for dine deltagere at komme hen til. Og jo flere deltagere du regner med, jo større skal venuet som regel være.
I den forbindelse er det også vigtigt fra starten at have styr på en meget vigtig ting: Budgettet. Det farligste du kan gøre, er at gætte dig til dit budget. Sidder du i en virksomhed, så sørg altid for at holde styr på de penge, du har rådighed over. Og har du startet dit eventbureau i København, så vær sikker på, at du kender din kundes budget. Hellere ringe til dem og bekræfte en gang for meget end en gang for lidt.
De bedste eventbureauer har fokus på forplejning
Dit budget kommer os til at bestemme, hvad du kan bestille som forplejning. Mad og drikke til en event er en uhyre vigtig detalje. Er det et mindre event, bør du spørge deltagerne, om der er nogen med allergier for at være på den sikre side. Det er jo ikke muligt til en større event, så det er også vigtigt med en bredt udvalg, så allergikere kan omgås deres allergi.
Hvis budgettet er smalt, kan det være en god idé at deltagerne selv betaler for deres mad. Men her skal du være meget påpasselig. Hvis folk selv har betalt for deres mad, er de mere fokuserede på kvaliteten end ellers. Så får du deltagerne til selv at betale, så vær sikker på, at maden er af god kvalitet.
‘Eventbureau i København’ er bare et synonym for ‘Tidsbureau’
Måske det vigtigste tip, hvis du gerne vil starte dit eget eventbureau i København eller andre steder, er, at du skal være god til at styre tid. Både at planlægge en event og udføre den er en disciplin i planlægning af tid. Som eventplanlægger er du den første der møder op, og den sidste der går. Derfor er det op til dig (og dit team, hvis du har et) at sørge for, at alting følger tidsplanen.
Hvis der er store lommer af tid i planen, kan deltagerne nemt blive irriteret over eventen. Omvendt, hvis du laver et helt tætpakket skema, er der ikke plads til uforudsete fejl og hændelser. Det handler derfor om at finde den gyldne middelvej. Ikke for mange pauser og ‘døde’ perioder, men nok fritid i tilfælde af forsinkelser eller uforudsete fejl.
Dette er blot et par enkelte råd – der er meget, meget mere du skal kunne, for at være en rigtig god eventplanlægger. Men hvis du holder god styr på tid, vælger et godt venue, har styr på budgettet og skaffer god forplejning, så er du et godt stykke af vejen!
